7. Online-Patientenfragebögen über Arzt-direkt

Unsere Praxis arbeitet vollständig digital und papierlos. Die für die Behandlung erforderliche Anamnese erheben wir daher über Fragebögen (z. B. zu Ihren Beschwerden, zur Vorgeschichte und zu standardisierten Fragebogenverfahren), die Sie vor dem Erstgespräch über den Dienst Arzt-direkt ausfüllen. Anbieter ist die zollsoft GmbH, Ernst-Haeckel-Platz 5/6, 07745 Jena.

Zugang zu den Fragebögen

Sie erreichen die Fragebögen auf zwei Wegen:

• Über einen Link auf dieser Website. Dabei handelt es sich um einen einfachen Verweis (Hyperlink) und nicht um eine Einbindung von Arzt-direkt in diese Website. Beim bloßen Aufruf dieser Website werden daher keine Daten an die zollsoft GmbH übermittelt. Erst wenn Sie den Link aktiv anklicken, verlassen Sie diese Website und es wird eine Verbindung zu den Servern von Arzt-direkt aufgebaut, wobei dort unter anderem Ihre IP-Adresse verarbeitet wird.
• Über einen individuellen Link, den wir Ihnen per E-Mail zusenden. Hierfür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, die Sie uns zuvor mitgeteilt haben. Die E-Mail enthält ausschließlich den Zugangslink sowie organisatorische Hinweise, jedoch keine Gesundheitsdaten und keine Angaben zum Inhalt der Fragebögen. Ihre eigentlichen Antworten geben Sie erst auf der verschlüsselten Plattform von Arzt-direkt ein und nicht per E-Mail. Rechtsgrundlage für den Versand des Zugangslinks ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung des Behandlungsvertrages).

Bitte beachten Sie, dass eine unverschlüsselte E-Mail auf ihrem Weg durch das Internet grundsätzlich von Dritten gelesen werden kann. Wenn Sie den Versand des Zugangslinks per E-Mail nicht wünschen, teilen Sie uns dies bitte mit; wir übermitteln Ihnen den Zugang dann auf einem anderen Weg.

Wofür wir die Fragebögen nutzen

Über Arzt-direkt stellen wir Ihnen verschiedene Formulare bereit. Diese dienen:

• der Kontaktaufnahme und Terminorganisation, einschließlich Ihrer Angabe, auf welchen Wegen wir Sie erreichen dürfen (z. B. per E-Mail, telefonisch oder mit einer Nachricht auf dem Anrufbeantworter) und ob Sie Terminerinnerungen wünschen (siehe Ziffer 9);
• dem Abschluss des Behandlungs- bzw. Therapievertrages und der damit verbundenen Vereinbarungen;
• der Erteilung gesetzlich vorgeschriebener Einwilligungen sowie der Durchführung und Dokumentation der Aufklärung (§§ 630d, 630e, 630f BGB), einschließlich einer etwaigen Entbindung von der ärztlichen Schweigepflicht;
• der Anamnese und Diagnostik, insbesondere durch standardisierte Fragebogenverfahren.

Soweit Sie über die Formulare Einwilligungen erteilen, können Sie diese jederzeit formlos mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass Ihnen dadurch Nachteile entstehen.

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, uns diese Daten zu überlassen; es handelt sich um eine vertragliche Erforderlichkeit im Sinne von Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO.

Verarbeitete Daten

Je nach Fragebogen werden insbesondere folgende Daten verarbeitet: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Angaben zur Krankenversicherung sowie Ihre Angaben zu Beschwerden, Vorbehandlungen, Medikation und zu Ihrem Gesundheitszustand. Hierbei handelt es sich um Gesundheitsdaten und damit um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO, die einem besonderen Schutz unterliegen.

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Erfüllung des Behandlungsvertrages) in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO und § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Verarbeitung für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, der medizinischen Diagnostik und der Versorgung durch ärztliches Personal, das der Schweigepflicht unterliegt), ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 630e und 630f BGB (Aufklärungs- und Dokumentationspflicht). Für die Anamnese und die Diagnostik bedarf es daher keiner gesonderten Einwilligung. Soweit einzelne Erklärungen ihrer Natur nach auf einer Einwilligung beruhen – etwa die Freigabe bestimmter Kontaktwege oder eine Entbindung von der Schweigepflicht –, stützt sich die Verarbeitung insoweit auf Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Übermittlung, Speicherort und Schnittstelle zur Praxissoftware

Die Übertragung Ihrer Angaben erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Die Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet; es findet keine Übermittlung in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union statt.

Ihre Angaben werden über eine gesicherte Schnittstelle unmittelbar in unser Praxisverwaltungssystem tomedo (zollsoft GmbH) übernommen und dort in Ihrer Patientenakte gespeichert. Nach der Übernahme in die Praxissoftware werden die Daten auf den Systemen von Arzt-direkt gelöscht. Die Daten liegen anschließend in unserer Praxis und unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht.

Mit der zollsoft GmbH besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Mitarbeiter des Anbieters sind zur Vertraulichkeit und – soweit sie Zugang zu Patientendaten erhalten können – gemäß § 203 Abs. 4 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Speicherdauer und Löschung

Sobald ein Termin stattgefunden hat – bereits das Erstgespräch ist eine ärztliche Behandlung im Sinne des § 630a BGB –, werden Ihre Angaben Bestandteil der Patientenakte. Sie unterliegen dann der Dokumentationspflicht nach § 630f BGB und werden grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt, soweit nicht nach anderen Vorschriften längere Aufbewahrungsfristen bestehen. Das gilt auch dann, wenn es nach dem Erstgespräch nicht zu einer weiteren Behandlung kommt.

Kommt es zu keinem Termin – etwa weil kein Behandlungsplatz zur Verfügung steht oder Sie den Kontakt nicht weiterverfolgen –, werden die von Ihnen im Fragebogen gemachten Angaben gelöscht, sobald feststeht, dass kein Termin zustande kommt, spätestens jedoch drei Monate nach der letzten Kontaktaufnahme.

Weitere Informationen

Nähere Informationen des Anbieters zum Datenschutz finden Sie unter https://app.arzt-direkt.de/api/docs/de/datenschutz.html.

8. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), soweit diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfrage übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt. Wird Ihre Anfrage Teil eines Behandlungsverhältnisses, gelten für die Aufbewahrung die Regelungen unter Ziffer 10.

Hinweis zur unverschlüsselten E-Mail: Eine unverschlüsselte E-Mail kann auf ihrem Weg durch das Internet grundsätzlich von Dritten gelesen werden. Bitte übersenden Sie uns daher keine sensiblen Gesundheitsdaten per einfacher E-Mail. Für vertrauliche Anliegen nutzen Sie bitte das Telefon, den Postweg oder das persönliche Gespräch.

Auch von unserer Seite versenden wir keine Befunde, Diagnosen oder sonstigen Gesundheitsdaten per unverschlüsselter E-Mail. Der Schutz des Patientengeheimnisses nach § 203 StGB hat insoweit Vorrang vor der Bequemlichkeit des Übertragungswegs.

9. Terminerinnerungen per E-Mail

Sofern Sie dies wünschen, erinnern wir Sie vor einem vereinbarten Termin per E-Mail. Je nachdem, wie der Termin zustande gekommen ist, erfolgt der Versand auf zwei Wegen:

• Termine, die Sie über Doctolib gebucht haben: Die Erinnerung wird durch die Doctolib GmbH als unser Auftragsverarbeiter versandt.
• Termine, die über Arzt-direkt oder unmittelbar in der Praxis vereinbart wurden: Die Erinnerung wird aus unserem Praxisverwaltungssystem tomedo versandt. Verantwortlich hierfür sind wir selbst.

In beiden Fällen erfolgt der Versand ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Erinnerung enthält lediglich Datum und Uhrzeit des Termins; Angaben zum Behandlungsanlass, zur Diagnose oder zum Inhalt der Behandlung sind darin nicht enthalten.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit formlos mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – etwa telefonisch, per E-Mail oder im Gespräch. Der Widerruf hat keinerlei Auswirkungen auf Ihre Behandlung; der Termin bleibt selbstverständlich bestehen.

10. Datenverarbeitung im Rahmen der Behandlung

Im Rahmen eines bestehenden Behandlungsverhältnisses verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten einschließlich Gesundheitsdaten zur Diagnostik, Behandlung, Dokumentation und Abrechnung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG und § 630f BGB.

Eine Weitergabe von Daten erfolgt nur, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Erfüllung des Behandlungsvertrages erforderlich ist – etwa an die Kassenärztliche Vereinigung Niedersachsen und die gesetzlichen Krankenkassen im Rahmen der vertragsärztlichen Abrechnung, an mit- oder weiterbehandelnde Ärztinnen und Ärzte nach Ihrer Entbindung von der Schweigepflicht oder an private Verrechnungsstellen, sofern Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben. Im Übrigen gilt die ärztliche Schweigepflicht.

11. Was wir nicht einsetzen

Aus Gründen des Datenschutzes verzichten wir bewusst auf eine Reihe verbreiteter Website-Funktionen. Auf dieser Website werden insbesondere nicht eingesetzt:

• Web-Analyse- und Tracking-Dienste (z. B. Google Analytics, Matomo) sowie Tag-Manager
• Werbenetzwerke, Retargeting oder Conversion-Tracking
• Social-Media-Plugins (z. B. Facebook, Instagram, LinkedIn)
• Kontakt- oder Anfrageformulare auf der Website
• Captcha-Dienste (z. B. Google reCAPTCHA, hCaptcha)
• extern nachgeladene Schriftarten (Google Fonts werden lokal eingebunden und nicht von Google-Servern geladen; eine Ausnahme kann die Kartendarstellung von Google Maps darstellen, siehe Ziffer 5)
• Newsletter-Versand
• Nutzerkonten oder ein Login-Bereich

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand September 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und der darüber angebotenen Leistungen oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Fassung können Sie jederzeit auf dieser Seite abrufen.